Jak wygląda Twój dzień pracy? Rano spisujesz długą listę zadań do zrobienia, zaczynasz od sprawdzenia skrzynki mailowej, odpisania na kilka wiadomości? Dodatkowo w połowie dnia masz spotkanie, a później ktoś potrzebuje od Ciebie zrobienia czegoś na już? I nagle orientujesz się, że minął cały dzień, a Ty nie skreśliłeś z listy połowy zaplanowanych rzeczy, a te największe zadania jeszcze przed Tobą! Dobra wiadomość jest taka, że to nie musi tak wyglądać. Zła – będzie to wymagało zmiany kilku nawyków.
Praca nad produktywnością osobistą to kluczowa umiejętność, której niestety nikt nas nie uczy ani na uczelni, często też nie w pracy. W adCookie szkolenie z zakresu zasad produktywności przechodzi każda osoba z zespołu. W naszym teamie to standard, który pomaga poznać najlepsze techniki i sposoby na produktywną, a nie ciężką pracę. Dodatkowo pomaga zrozumieć mechanizmy, które kierują naszymi przyzwyczajeniami i jednocześnie obniżają produktywność. Chętnie podzielimy się nimi także z Tobą!
Zapytasz zapewne: “Jasne, to może pomóc komuś, kto ma czas. U mnie przy takiej ilości pracy nic nie pomoże.” To całkiem naturalne zjawisko opisane jako Prawo Parkinsona – “praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Oznacza ono, że jeżeli mamy określony czas na wykonanie danego zadania, zadanie to zostanie wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie. Co ciekawe, okazuje się, że skrócenie czasu na wykonanie zadania, bardzo często wpływa wręcz na wzrost produktywności i lepszy efekt! Ta motywacja związana ze skróconym czasem niejednokrotnie pokazuje, że pracujemy wtedy w większym skupieniu, eliminujemy wszelkie rozpraszacze i działamy tylko z tym jednym zadaniem. Może więc warto pomyśleć o wprowadzeniu takiego motywatora samemu sobie? Tu ujawnia się też zasada Pareto – 20% najistotniejszych kwestii będzie odpowiadać za 80% efektu końcowego. Jeżeli dołożymy do tego pracę w blokach, umiejętne wyznaczanie priorytetów, eliminacje dystraktorów i kilka innych sposobów, to może okazać się, że pracujemy mniej, wydajniej i z większą satysfakcją.
Oto pięć najprostszych technik:
- Praca w blokach: wyróżniamy dwa rodzaje bloków w pracy: tzw. deep work oraz blok “operacyjny”. Podczas pracy głębokiej działasz w pełnym skupieniu nad najtrudniejszymi zadaniami z wyeliminowaniem wszelkich dystraktorów. Praca operacyjna, to wszystkie zadania mechaniczne – odpisanie na maila, wysłanie przypominajki, czy wykonanie telefonu do klienta.
- Wyeliminuj wszystkie (ale to wszystkie!) rozpraszacze: wiesz, że po rozproszeniu się podczas pracy powiadomieniem, czy mailem sam powrót na dobre flow i skupienie zajmuje od 10 do nawet 30 minut? Nie trudno obliczyć ile czasu dziennie tracimy przez dystraktory! Podczas deep worku wycisz wszystkie powiadomienia i wyłącz komunikatory. Zostaw włączony tylko dźwięk w telefonie – w pilnych sprawach nadal będzie można się z Tobą skontaktować.
- Nie przepalaj swojego czasu: zaobserwuj swój najbardziej produktywny moment dnia i wtedy staraj się robić zadania najtrudniejsze. Dla większości osób są to godziny poranne, dla niektórych wieczorne. Ważne jednak, żeby podczas swojego najbardziej produktywnego momentu skupić się na zadaniach priorytetowych. Wtedy też szybko zauważysz efektywność swoich działań. Nie ma nic gorszego, niż zostawianie najtrudniejszego zadania na sam koniec. Wtedy zrealizowanie go zajmuje nam znacznie więcej czasu, energii, a efekty bywają różne.
- Notuj wszystkie zadania w jednym miejscu: jeśli część tasków masz zapisanych w aplikacji, drugą część na karteczkach, a jeszcze kilka w kalendarzu, to zapewniam Cię – nie sposób nimi zarządzać. Tylko w momencie, kiedy masz wgląd we wszystkie zadania jednocześnie jesteś w stanie dobrze określić priorytety i skupić się na jednej rzeczy na raz.
- Nie zostawiaj otwartych pętli: zacząłeś coś robić i nagle przypomniała Ci się inna super ważna rzecz? A może stwierdziłeś, że dokończysz później? To błąd i gotowy przepis na zadręczanie się nadmiarem obowiązków. Jeśli zaczynasz dane zadanie, skończ je jeśli tylko możesz. Następnego dnia możesz zerknąć na nie ze świeżą głową i ewentualnie poprawić. Jednak często okazuje się, że nie ma nawet takiej potrzeby. Widzisz, jaka oszczędność czasu? 🙂
Jeśli jesteś ciekaw jakie jeszcze techniki i narzędzia możesz zastosować do poprawienia swojej produktywności podczas pracy – zapraszamy do zerknięcia na nasz Poradnik Produktywności! Oprócz praktycznych wskazówek przetestowanych na każdym członku zespołu adCookie znajdziesz tam też zbiór źródeł dodatkowych, które pomogą Ci zgłębić to zagadnienie. Powodzenia!
