Jak zaplanować proces onboardingu, żeby oszczędzić stresu pracownikowi i pracodawcy, i dlaczego zacząć jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

Onboarding

Pierwszy dzień w pracy: piękne wspomnienie, czy lepiej nie wspominać?

Chyba każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień w nowej pracy. Niezależnie czy była pierwsza, czy dziesiąta z kolei, czy zaczynaliśmy w wymarzonej firmie, czy tej trochę mniej – kiedy zamykamy oczy i myślimy o tej właśnie dacie, trudno pozbyć się uczuć, które nam towarzyszyły. Stres? Zagubienie? Podekscytowanie? A może wszystko naraz? Bądźmy szczerzy, każdy: i pracownik, i pracodawca chciałby, żeby te uczucia były tylko i wyłącznie pozytywne. Niestety, nie zawsze tak jest, ale zacznijmy od początku, a raczej od powrotu do przeszłości – mojego pierwszego dnia stażu ponad 7 lat temu.

Kiedy zamykam oczy, przypominam sobie zagubioną dziewczynę, która weszła do open space’a i kompletnie nie wiedziała, co ma ze sobą zrobić. Gdzie usiąść, z kim najpierw porozmawiać, jakie zadania zacząć wykonywać, czy jakieś w ogóle? Nie miałam swojego biurka, listy zadań, zostałam olana i tak naprawdę mogłam liczyć tylko na innych stażystów, którzy znając mój ból – przechodzili go kilka tygodni wcześniej – znaleźli mi zwolnione przed chwilą krzesło, pomogli zalogować, wytłumaczyli, co znaczą dziwnie brzmiące skróty, generalnie sprawili, że nie uciekłam z płaczem do domu. Czego to mnie czegoś nauczyło? Nie da się ukryć, że wrzucenie na głęboką wodę, sprawiło, że bardzo szybko nauczyłam się pływać. Byłam samodzielna i samowystarczalna. Tylkoczy tak powinno się to odbywać? Na pewno można (i trzeba) zrobić to lepiej, by oszczędzić nerwów — wszystkim. Dlaczego to takie ważne? Bo jeśli pierwszy dzień to kompletny niewypał, może być tym ostatnim. Czasami atmosfera i obojętność teamu w biurze potrafi tak zrazić, że nie ma się ochoty do niego wracać. Pracownik od początku powinien czuć wsparcie i wiedzieć, że jego praca jest ważna — wtedy rośnie prawdopodobieństwo, że będzie ona sumiennie wykonana, a on sam od razu przywiąże się do całej organizacji. Czy jest to możliwe? Jasne! Czy proste? Jasne, że nie. By pierwszy dzień był pięknym wspomnieniem, trzeba się wysilić. I to nie tylko w tym konkretnym dniu, ale dużo, dużo wcześniej.

Rada przed: Myśl o swoim pracowniku, zanim jeszcze zacznie dla Ciebie pracować.

  1. Przygotuj wszystkie dokumenty przed pierwszym dniem.

Umowę warto wysłać pracownikowi jeszcze przed przyjściem do biura, żeby miał czas zapoznać się z nią i ewentualnie skonsultować z prawnikiem. Równie ważne jest podpisanie jej odpowiednio wcześnie, by uniknąć sytuacji:

a. Nie masz umowy, nie masz pracownika

b. Nie masz umowy, nie masz pracy

Dzięki temu dla obu stron jest to bardziej komfortowe. Do tego karta na siłownię i pakiet zdrowotny — jeżeli oczywiście pracownik chce z nich skorzystać — powinny być gotowe do użycia już od samego początku, dlatego trzeba je zamówić odpowiednio wcześniej.

  1. Przygotuj listę zadań.

Czy nie czulibyśmy się pewniej, gdybyśmy jeszcze przed rozpoczęciem pracy, dostali listę zadań na pierwszy dzień lub tydzień? Dzięki temu pracownik wie, czego od niego wymagamy, na czym ma się skupić w pierwszej kolejności. Nie czuje przerażenia, nie boi się, że dostanie zadanie ponad swoje siły. Wie też, że nie jest dla nas przypadkową osobą, że jego praca jest starannie zaplanowana. A co za tym idzie, czuje się bezpiecznie i bez obawy przychodzi do biura.

  1. Przygotuj stanowisko pracy.

Nigdy nie powinna zdarzyć się taka sytuacja, że pracownik nie ma swojego stanowiska pracy. Błądzenie po biurze w poszukiwaniu wolnych miejsc świadczy o podejściu pracodawcy — umówmy się, nie najlepszym. Biurko, krzesło, komputer, myszka i monitor — to absolutne must have!

  1. Przygotuj welcome pack.

Nie oszukujmy się, każda firma chce się wyróżnić i wzbudzić w pracownikach poczucie tożsamości. Kubek, długopis, notes i koszulka z logo firmy, to koszt stosunkowo niski w porównaniu do tego, jaką przyjemność może sprawić teamowi. Nie mówiąc już o pracodawcy, kiedy zobaczy ubranie ze swoim logo na mieście?! :)

  1. Wyznacz buddiego.

Pomocna dłoń, człowiek, którego można o wszystko zapytać, jest na wagę złota: odciąży szefa i resztę teamu w trakcie wdrożenia. Buddy to opiekun nowej osoby, który oprowadzi po firmie, przedstawi innym, opowie o procesach i udzieli cennych rad. Jeśli chcemy mieć pewność, że ta funkcja będzie przyjemnością, a nie zadaniem do odbębnienia — nie możemy nikogo do niej zmuszać. Wybierając pogodną osobę, wybieramy zaangażowanie i dobrą energię, którymi prawdopodobnie zostanie zarażony nowy członek ekipy.

  1. Zadbaj o swój obecny team.

Pierwszy dzień w pracy, to stres nie tylko dla nowej osoby, ale także dla reszty teamu. Dlatego wcześniej wyślij im maila, kto do was dołączy, czym się wcześniej zajmował, w czym będzie mógł im pomóc, a w czym oni będą mogli pomóc mu.

Rada w 1 dniu: Nie jesteś piątym kołem u wozu — jesteś siłą napędową całej machiny!

  1. Przekazanie dostępów.

Dostęp do konta, poczty, Slacka, czy Hangoutsa — powinny być przyznane od razu. Kiedy mamy już wszystko na swoim miejscu, odpalamy komputer, a tam? Kapitan wita na pokładzie! Nawet prosta tapeta na pulpicie, potrafi skutecznie poprawić humor.

  1. Poznanie teamu.

Chodzenie od jednej osoby do drugiej, nieśmiałe przerywanie im pracy i mówienie kilku słów o sobie — już sam opis jest męczący, a co dopiero dla kogoś, kto stara się zyskać sympatię nowych kolegów. To powinien być rytuał! Znajdźcie czas na wspólne zapoznanie się. Może przy kawie, a może przy wspólnym lunchu? Rozmowy przy pizzy na pewno będą lepsze, niż te w kuluarach (na te też przyjdzie czas, spokojnie :).

  1. Omówienie zadań.

To ważne, żeby sprawdzić, czy wszystko jest zrozumiałe, czy nie jest tego za dużo. Jeśli jakieś zadanie można podzielić na mniejsze, zróbcie to. Jeśli potrzeba dodatkowego przeszkolenia albo pomocy reszty teamu, zaplanujcie to w kalendarzu na najbliższy tydzień, dwa.

  1. Rozmowa z szefem (misja, wizja, wartości).

Buddy jest kimś, na kim nowy pracownik może polegać w każdej kwestii, ale szef nie powinien być wyłączony z całego procesu. To do niego powinno należeć przedstawienie creme de la creme o firmie. Wizja, misja, wartości — nikt nie opowie o genezie organizacji lepiej, niż sam założyciel. Poza tym wielu pracowników pytanych o to, co jest dla nich najważniejsze w pracy, odpowiada: atmosfera. Spotkanie z szefem nie tylko ją rozluźni, ale da poczucie ważności, a nie bycia przypadkowym stażystą.

Rada na pierwszy miesiąc: Szanuj pracownika swego, żebyś miał kolejnego.

Proces — jak sama nazwa wskazuje — nie kończy się na pierwszym dniu. Jest kluczowy, ale równie ważne jest to, co po nim. Świeże spojrzenie na firmę może być orzeźwiające lub otrzeźwiające, bo nader często wydaje się, że wszystko świetnie funkcjonuje i nie ma zbyt wiele do poprawy. A takie podejście może być zgubne. W czym może Ci więc pomóc nowa osoba? W tym, że wyraźniej widzi błędy, nieścisłości, co gra, a co nie. Dlatego tak ważne są rozmowy podsumowujące: tydzień, miesiąc, kwartał. Nie tylko, żeby dać feedback, nad czym pracownik powinien popracować, ale żeby dowiedzieć się, nad czym jego zdaniem Ty powinieneś. I co z tym zrobić? Przyjąć w spokoju, przemyśleć i działać. Przecież zadowoleni pracownicy to efektywni pracownicy, a takich chcesz, prawda? :)

Katarzyna Sosulska

Zapytaj autora:

Katarzyna Sosulska

katarzyna.sosulska@adcookie.pl